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以后再说
Endnote软件在医学文献管理和论文写作中的应用
作者:陈丽华 分类:文献 关键词:Endnote 文献管理 论文写作 浏览:661

医学科学研究中,每一项重要理论的提出、每一个重大发现的问世,无不是建立在对前人科研成果总结归纳和借鉴的基础上的。一名合格的医学科研工作者,必须要对自己本专业领域的研究现状充分地了解和掌握,这样才能保证对科研背景资料具有充分的分析能力和对科学问题的敏锐洞察力。这就要求对科研论文的大量阅读和有效分析管理,阅读分析的效率如何直接关系到科研成果的输出效率。在知识大爆炸的数字化信息时代,面对飞速增加的科学文献数据,如何更加高效地查询管理和应用科学文献,是广大医学科学工作者共同面临的重要问题。此外,在撰写医学科学论文的过程中,对参考文献的查询、插入、排版、格式修改、顺序调整等工作费时费力、极易出错,也是降低科研成果输出效率的重要方面。如能更好解决这一问题,必将极大提高科研效率,提升科研积极性。正因如此,参考文献管理软件应运而生。参考文献管理软件又叫书目管理软件[1],能够协助科研工作者方便地查找需要的文献、存储生成个人数字图书馆、word中插入并自动生成符合特定杂志格式要求的文献,此外还可轻松地完成参考文献的修改及参考文献格式的变更,可嵌入文字处理软件内使用,还可通过在线数据库直接下载文献题录并进行统计分析[2]。本文以目前应用最广泛的EndNote软件为例,探讨该软件在医学文献管理和论文写作中的应用。

 

1 EndNote软件简介

 

EndNote是由美国Thomson公司开发,是现阶段全球最受欢迎的文献管理软件之一[3],目前最新版本为EndNoteX7EndNote可完成对网络中不同数据库来源的文献信息资料的下载、分类、建库、生成和插入参考文献条目,以期方便地实现对文献信息的管理和使用。其主要功能包括[4]:

建立本地文献数据库:使用者可通过将本地计算机内存储的文摘数据库或将在网络数据库(PubmedWebofScience、LibraryofCongress等)检索结果保存后导入、网络数据库检索后结果直接输出、人工手动编辑等方法,建立本地个人个性化数字图书馆,达到文献浏览、管理的简单化和人性化。

自动生成参考文献条目:该软件安装后可嵌入Word内置模块,在用 Word撰写、修改论文时,在文中特定位置插入需要的参考文献,同时会在文末自动生成相应的符合不同杂志要求的参考文献条目,更重要的是,可以轻松实现对参考文献的调整修改(增加、删除、变更顺序),而不影响其他参考文献的格式和顺序[5]。

参考文献相关附件管理:这些附件可以链接方式提供,种类可以是独立文件夹、文件、笔记、题录、网络链接地址,通过将EndNote存储的数据库内的文献与本地文献全文、图片、声音等建立链接,有助于形成以文献信息为基础的个性化知识网络。

排序、查重和库内检索:使用者可根据不同排序策略(作者、出版时间、发表期刊、题目等)对得到的文献信息进行归纳排序、去除重复文献信息,同时支持复合检索功能,方便使用者对现有文献的精确查找和管理。

 

2 EndNote的基本使用方法

 

建立个人数据库:首先运行 EndNote程序,选择File-New,创建一个新的 EndNote数据库,自定义文件名,点击保存,将文件存储于选定的文件夹,此时系统可自动生成扩展名为.enl的文件,即EndNote个人参考文献数据库。

根据个人需要选择不同的建库方式:EndNote建立数据库的方式有4[6]即直接联网检索、格式转换、网站输出和手动输入。不同的建库方式其操作步骤及优缺点各不相同,比如直接联网检索方便快捷、内容涵盖量大,可将文献直接导入,无须下载文本,并且可将多条文献数据同时批量导人。但对因filter的限制,目前对中文文献的查找和生成效果不佳;格式转换操作较繁琐,容易出错;网站输出目前诸如 Google学术搜索等知名学术网站均可提供此类服务,较为方便,但其参考文献格式较为单一,输出后还需EndNote二次转换,较为繁琐;手动输入方法中英文均适用,可满足部分EndNote内置数据库查询不到的特殊文献,尤其中文文献的要求,但需要输入的内容较多,相对而言,比较费时,容易出现输入错误,一般不提倡使用。现在网络上也有大量较为详尽的相关操作方法和注意事项可供广大使用者参考。

数据库的应用:这里主要介绍EndNote软件在生成参考文献条目中的应用。EndNote安装完成后,会在 Word等文字处理软件的工具栏中自动生成一个EndNote工具条选项,当撰写论文时,即可通过点击工具条中 GotoEndNote启动EndNote,通过上述方法建立参考文献数据库后,将光标置于文中需要插入参考文献的位置。选择目的杂志格式确定参考文献输出格式,若库中没有目的杂志,则可前往 EndNote参考  http://EndNote.corn/downloads/style(该网站定期发布最新过滤器供用户下载使用)下载并存储于 EndNote安装文件夹Style子文件夹,此时即可在Style下拉菜单中选定目标参考文献格式,选择需要插入的参考文献条目,点击InsertCitation,即可在光标所在处插入引用标号,同时在文末自动生成符合杂志要求的参考文献条目。若要改变参考文献格式使其符合另一杂志需要,则需在Style下拉菜单选定杂志名称,点击 FormatBibliogra-phy,即可完成参考文献格式的修改。此外,在选定数据库中某一参考文献后,点击 OpenLink,即可转到此文献在Pubmed上的搜索页面,得到更加完整的文献相关信息及全文链接,从而方便快捷地实现了文献相关的网络资源的连接和共享。

 

3 EndNote较传统文献编辑的优势

 

插入添加功能:用户在编辑写作过程中可在 word界面EndNote快捷工具栏中选InsertCitation,或在word界面 EndNote快捷工具栏点击 GotoEndNote切换到EndNote数据库选择特定文献再插入,此时软件会自动根据文献在文章中出现的先后顺序编号,同时在文末自动生成参考文献列表,避免参考文献在成稿后将原有标号重新统一编辑排序。

编辑功能:针对广大科研工作者在科研论文因各种原因更换杂志投稿后所面对的参考文献格式修改问题,EndNote内置的参考文献格式修改功能很好地发挥了其人性化的特点。使用者再也不用在每次修改后都对每条参考文献条目逐一修改格式后重新输入,而只需要在 Word等文字处理软件中的 EndNote快速工具栏中Style下拉菜单选择目的期刊,点击 UpdateCitationandBibliography,或通过在 EndNote软件中点击FormatBibliography,即可迅速完成对整篇文章参考文献格式的统一修改;部分中文期刊因filter的限制可能无法同步修改,此时可根据目的期刊参考文献格式要求手动修改模板使用。

去重功能:EndNote软件可自动识别插入的相同参考文献,并生成相同文献标号,这就很好地避免了论文对同一篇参考文献多次引用时较易出现的参考文献重复列出,极大地减少了作者的工作量。

库内检索功能:使用者可通过EndNote采用诸如作者、出版时间、期刊名称、卷期、题目等信息的任意组合搭配方式,快速而精确地从软件内置的网络数据库中搜索到符合要求的参考文献,大大减少了查找文献的难度,并且文献信息可按照出版时间、作者、期刊名称、题目等不同文献关键字段进行排序,使得库内文献的查找更加方便快捷。

删除或增加功能:此项功能主要针对在文章中增加或删除一篇或数篇参考文献的情况,此时文献标号将被自动重新调整后排序,而不会引起文中其他参考文献标号的错乱,同时在文末的参考文献清单中也会即时实现相应条目的增减和标号的重排。避免因个别地方的修改而“大动干戈”。此外,EndNote软件还具有题录信息的导出与交换、笔记评录、统计分析等更加高级的功能,若能熟练掌握,可更加灵活和高效地实现参考文献的管理和分析。

 

4 EndNote软件功能存在的不足

 

与其他的参考文献管理软件缺乏很好的兼容性。不同软件间为了维护知识产权,保护自身利益,会运用技术使各自的参考文献库具有自身特点而不能被其他同类软件利用。这就造成用户在同时运用几个参考文献管理软件时,几个不同参考文献库间资源无法实现共享,在一定程度上将用户“绑架”在了某一款软件上,也不利于用户对个人文档信息的整合和全面利用。因此,制成 “统一化、用户友好化”参考文献库就成为各参考文献管理软件所共同面对且亟待解决的问题。

用户无法在互联网和个人计算机之间自由转移和同步自己的参考文献库及其他个人数据。这种情况对于工作学习环境经常发生变化的学者和商务人士尤其多见。若能很好解决,则可大大方便用户科研学习工作的延续和对个人数据库的管理维护。

插件与文字处理软件兼容性不佳。目前软件所提供的字处理软件插件几乎都是针对 MicrosoftWord,对SwriterWPS等软件均存在不同程度的兼容性问题。

易用性有待提高。比如 EndNote软件的中文参考文献搜索和条目生成功能,目前EndNote软件尚不提供维普或CNKI中文全文数据库链接,无法通过软件直接搜索到中文参考文献,现阶段中文参考文献只能通过手动编辑的方法生成,错误率高、编辑条目繁琐、对使用者要求较高,今后应着重改善此方面的功能,使其更加适应广大中国用户的要求。

综上所述,尽管 EndNote软件还有一些不足,但与传统文献编辑相比,具有高效、准确和便捷的优势,可极大程度地方便医学科研工作者对所需参考文献的查找、归类、整理、分析,方便阅读和记录;同时在科研论文写作中,使得参考文献条目的插入、替换、修改、增加和删除更加简便,降低错误率,节约大量时间精力用于论文主体部分的把握,从而提高了论文写作效率,提升了论文质量。因此,熟练掌握此软件的使用方法,对于医学科研工作的开展具有重要意义。